La gestión documental como herramienta para mejorar los tiempos de atención a clientes jurídicos que solicitan productos pasivos en oficina nacional de Banco FIE S.A.

Abstract

Banco FIE S.A. actualmente es un referente en la atención a demandas financieras de sectores de la población e inclusión financiera. Sin embargo al tener un gran crecimiento respecto al monto de cartera crediticia y de colocación, así como en número de clientes surgen nuevas necesidades de mejora a los procedimientos y flujos actuales. En consecuencia con la filosofía actual de calidad de atención a clientes, incluyendo clientes jurídicos que atiende Oficina Nacional, surge la necesidad de desarrollar herramientas para el manejo de la documentación legal del grupo de clientes en cuestión. En ese sentido en el presente trabajo se explora la gestión documental digitalizada como opción para mejorar los flujos actuales de la documentación, así como reducir los tiempos de búsqueda y consulta de la misma, por otra parte se podrá disminuir el consumo de papel al generar copias innecesarias. Para tal efecto se desarrolló un flujo de documentación legal para clientes jurídicos que son atendidos en Oficina Nacional, así como diseño de formularios que coadyuvaran al control de la documentación digitalizada para su revisión. Al ser un flujo básico no representa un costo considerable para la entidad ya que se puede lograr con los recursos humanos y herramientas con las que ya cuenta el Banco, sin embargo reducirá considerablemente los tiempos de remisión y revisión de documentación legal, permitiendo cumplir con lo establecido actualmente en la norma interna y los reprocesos serán innecesarios. En definitiva la gestión documental se encuentra de la mano con la tecnología por lo que a futuro se debería considerar adquirir un software que permita automatizar completamente el flujo propuesto en el presente Trabajo.