Organización documental de la unidad de actas y archivo del Concejo Municipal de El Alto

Abstract

El proyecto “Organización documental de la Unidad de Actas y Archivo del Concejo Municipal de El Alto” tiene como objetivo organizar la documentación mediante tratamiento archivístico, aplicando normas internacionales para facilitar la búsqueda y recuperación de información. Este archivo municipal resguarda la memoria del desarrollo económico, social, político y cultural de la ciudad. El proyecto se centra en la organización y conservación de documentos para garantizar su acceso y preservación. La metodología empleada es cualitativa, de tipo descriptivo, con un enfoque inductivo y diseño documental. El diagnóstico se realizó mediante observación y entrevistas, utilizando fichas y guías específicas. Además, el análisis del problema se llevó a cabo con matrices FODA y de estrategias. La Unidad de Actas y Archivo custodia diversos documentos como leyes, ordenanzas, resoluciones, solicitudes, contratos y correspondencia institucional. Actualmente, enfrenta limitaciones significativas: falta de equipamiento adecuado, equipos informáticos obsoletos, ausencia de programas especializados, infraestructura deficiente y carencia de catálogos o registros documentales. No cuenta con un reglamento de archivo ni manual de procedimientos, lo que dificulta la gestión documental eficiente. Para abordar estas problemáticas, el proyecto propone cuatro líneas estratégicas: clasificación de series documentales basadas en la estructura organizacional del Concejo, implementación de cuadros de clasificación, capacitación del personal, y elaboración de un reglamento de archivo a través de consultoría especializada. Estas acciones buscan establecer una gestión documental efectiva que fortalezca la transparencia institucional y preserve la memoria histórica del Concejo Municipal de El Alto.