El diseño de un software de gestión con servicios archivísticos para el Archivo Central Contable Financiero – UMSA

Abstract

El proceso de implementación del Software de información del Archivo Central Contable Financiero, es más que un documento manual es decir, que al implementar la tecnología se podrá preservar de mejor manera los documentos y el acceso a la misma que será de forma ágil y eficaz para la entrega de los mismos. Se puede decir que la tecnología utilizada es una herramienta útil y necesaria, que puede facilitar a que la información de los documentos electrónicos estén organizados, digitalizados y agilizaran su manejo. Se ha diseñado el Software de gestión del Archivo Central Contable Financiero para la implementación de un sistema de información que contribuirá de manera accesible al identificar documentos requeridos por cada usuario en menor tiempo. Consideramos importante los siguientes aspectos: Identificar las necesidades de los usuarios que trabajan día a día con documentos. Que los procesos operativos de la institución se apropien de las nuevas tecnologías que ofrecen actualmente para facilitar la búsqueda y agilizar el trabajo. Que los usuarios se involucren en el procedimiento digital de la Software de información. Precisar los beneficios económicos, laborarles y de cualquier otra índole de manera que el personal de la institución asimile el beneficio que recibirá mediante el nuevo sistema. Capacitar al personal administrativo y usuarios para el manejo del sistema. Para la sostenibilidad del proyecto se recomienda evaluar en el proceso, aceptar sugerencias para realizar ajustes en el sistema de acuerdo a las observaciones. Paralelamente gestionar para la adquisición de equipos complementarios. Al término de los dos años previstos para la ejecución del proyecto, se sugiere realizar una evaluación global de los logros alcanzados y las dificultades en las diferentes actividades, para la toma de decisiones en cuanto a proseguir o en comentar nuevas alternativas de acuerdo a las necesidades.