Sistema de información y control de correspondencia - SIRSECC

Abstract

La Secretaría Departamental de Desarrollo Productivo, perteneciente a la Prefectura del Departamento de La Paz, cuenta con seis direcciones a su cargo, esto significa que la correspondencia para cada dirección llega a secretaría y luego es derivada correspondientemente a cada Dirección, según se disponga, se lleva un control de la correspondencia por medio de un Libro de Registro, donde se detalla las características de correspondencia y por la cantidad de correspondencia adquirida, se hace muy difícil realizar el control y seguimiento a esta correspondencia, que en su mayoría son proyectos que requieren de una respuesta en el menor tiempo posible, esto se hace imposible, pues al ser derivados a las diferentes Direcciones, es recepcionada por las secretarias de cada Dirección, donde nuevamente son registradas en un nuevo Libro de Registro y nuevamente derivado a un funcionario responsable del documento, quien a su vez, al no existir un control acerca del tiempo de retención de documentación, toma el tiempo conveniente para la evaluación del mismo; este proceso genera demora en la atención a los proyectos y propuestas que requieren de una atención y una respuesta en el menor tiempo posible, dificultando así los objetivos que tiene de Secretaría Departamental de Desarrollo Productivo y perjudicando de gran manera al desarrollo de todo el Departamento. El objetivo principal del proyecto es la implementación de un sistema de seguimiento, registro, préstamos y devoluciones de correspondencia, registro de salida e ingreso correspondencia, lo que ha permitido el mejoramiento de la administración de la información en respuesta a los requerimientos de la Secretaría. El sistema se desarrolló con la metodología orientada a objetos RUP (Proceso Unificado de Desarrollo). La implementación del “Sistema de Información de Control de Correspondencia” (SIRSECC) coadyuva de gran manera el manejo de la información, ya que posee una base de datos centralizada en un servidor al cual se puede acceder desde cada una de las direcciones pertenecientes a la S.D.D.P, además de tener incorporado un agente de interfaz que hace que el sistema sea mas dinámico y agradable para el usuario, así mismo el entorno del sistema se lo realizó de tal manera que el aprendizaje por parte del usuario sea fácil y rápido.