Diseño de un sistema de descripción archivístico para el archivo de la Unidad de Servicios a Operadores del Viceministerio de Transportes del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda

Abstract

Una de las operaciones más relevantes en un archivo es la descripción archivística, ya que actúa como un puente fundamental que conecta a los usuarios con los documentos archivados, facilitando su acceso y uso eficiente. En este sentido, el presente proyecto de grado, titulado Diseño de un sistema de descripción archivístico para la Unidad de Servicios a Operadores (USO) del Viceministerio de Transportes (VMT), dependiente del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda (MOPSV), busca optimizar el acceso a la información, garantizando un mayor control y organización documental. Además, busca mejorar la preservación de los documentos y aumentar la eficiencia operativa del archivo y asegurar la conservación, accesibilidad y uso estratégico de la información almacenada en el archivo. Para diseñar un sistema de descripción, es fundamental que el archivo cuente con directrices claras de procedimientos de gestión documental. Estas directrices son esenciales, ya que permiten identificar y clasificar de manera adecuada las series, subseries, facilitando así la disponibilidad y el uso estratégico de la información. Tras identificar problemas clave en el archivo, como la dificultad para acceder a la información, la acumulación de documentos y la falta de transferencias regulares al archivo central y distintos procedimientos archivísticos, se evidenció que el archivo carece de directrices de procedimientos de gestión documental. Esta carencia es fundamental, ya que limita significativamente el funcionamiento del archivo, dificulta el acceso oportuno a la información y agrava los problemas de espacio reducido lo que, a su vez, impide desarrollar un sistema de descripción archivístico. Como resultado de este enfoque, se diseñó un sistema de descripción que permite la visualización de documentos en formato digital, lo que facilita la verificación de su veracidad y agiliza el acceso a la información. Este logro fue posible gracias al desarrollo de las directrices de procedimientos de gestión documental, que desempeñaron un papel crucial en el desarrollo del sistema de descripción para la Unidad de Servicios a Operadores.