Optimización del proceso de adquisiciones y contrataciones de una empresa privada como UNIVALLE

Abstract

El presente estudio tiene como objetivo diseñar un sistema de indicadores de gestión que permita optimizar el proceso de adquisiciones en la Universidad Privada del Valle (UNIVALLE), fortaleciendo la eficiencia operativa, el control interno y la toma de decisiones informadas. La investigación surge ante la necesidad de transformar un sistema tradicional de compras en uno moderno, transparente y orientado a resultados, en un contexto institucional donde la demanda de agilidad administrativa y rendición de cuentas es cada vez mayor. La justificación del proyecto radica en que el área de adquisiciones representa un componente estratégico en la gestión financiera de instituciones educativas privadas. Una administración eficiente de este proceso no solo mejora la operatividad, sino que también garantiza la transparencia, el cumplimiento normativo y la calidad del gasto. El estudio busca aportar herramientas prácticas y medibles que alineen el proceso de compras con los principios de buena gobernanza y excelencia institucional. El alcance del trabajo se limita al análisis de las compras recurrentes de bienes y servicios, excluyendo la adquisición de activos fijos y la contratación de personal. El enfoque está centrado exclusivamente en el área administrativa encargada de compras, sin extenderse a otras unidades operativas. Esta delimitación permite profundizar en los aspectos críticos del proceso y generar recomendaciones escalables a nivel institucional. La metodología adoptada combina tres técnicas principales: revisión documental, encuestas a usuarios internos y observación directa de casos reales. La revisión documental incluyó el análisis de manuales de procedimientos, políticas internas, órdenes de compra y reportes contables, con el fin de evaluar la coherencia normativa, la trazabilidad y el cumplimiento fiscal. Las encuestas fueron aplicadas a diez usuarios internos de distintas áreas, permitiendo conocer su percepción sobre la eficiencia, claridad, transparencia y satisfacción con el proceso. Finalmente, la observación directa permitió identificar errores operativos, tiempos de respuesta y cuellos de botella en la ejecución.