“Diseño de un sistema de administración y control de documentos de la Unidad de Escalafón del Consejo de la Magistratura La Paz”

Abstract

La Unidad de Escalafón Judicial del Consejo de la Magistratura Distrito La Paz tiene bajo su cargo un sin número de documentos Institucionales, de esta manera la Unidad de Escalafón necesita implementar procesos y procedimientos con la finalidad de asegurar el adecuado archivo de la información administrativa-académica-legal y garantizar su fácil acceso, y a su vez que los empleados encargados de producir, manipular, organizar y consultar este tipo de documentación obtengan los conocimientos necesarios en procesos archivísticos para determinar el contenido de las carpetas y mantenerlos organizados en su interior. Para detectar la problemática de la Unidad de Escalafón se realizó una entrevista a los funcionarios del Área Administrativa, con el fin de definir el Ciclo de Vida de los documentos que se generan y llegan a esta Área, teniendo en cuenta que todos los documentos encontrados en una carpeta tienen un valor tanto administrativo, jurídico e histórico importantes, y que su consulta durante el tiempo de vigencia de los documentos ayuda a la toma de decisiones, el diseño justifica que del buen archivo de los documentos en las carpetas y el cuidado de los mismos, se logra la recuperación exitosa de cualquier documento que permita a la Unidad cumplir con cualquier requerimiento que se presente y resolverlo de forma eficiente.