Propuesta de un Diseño Lógico y Físico del Sistema de Control de Activos Fijos con tecnología de Código de Barras : Caso Palacio del Gobierno Autónomo Departamental de La Paz

Abstract

El presente trabajo tiene como objetivo proponer un diseño lógico y físico del sistema de control de activos fijos con tecnología de código de barras para el Palacio del Gobierno Autónomo Departamental de La Paz, que coadyuve al proceso de control de Activos Fijos (verificación, identificación, asignación y devolución), reduciendo tiempo y costos. El control es un proceso esencialmente regulador que consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Este puede operar los activos Fijos, buscando atender dos finalidades principales: corregir fallas o errores de los procesos y prevenirlos. Es normal que los Activos Fijos tengan cuantiosos movimientos a razón de: nuevas adquisiciones, retiros por bajas, donaciones, transferencias a otros departamentos o unidades, retiros y posteriores ingresos por reparaciones. El sistema es una herramienta importante para el control, interactuando información, disminuyendo retrasos en las actividades y riesgos de pérdida física de los activos. Entonces se puede decir que un Sistema de Control es un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de una organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella. El Gobierno Autónomo Departamental de La Paz actualmente trabaja con el Sistema de Información de Activos Fijos SIAF, este sistema es antiguo y no es compatible con nuevas tecnologías para el control de activos fijos. Los activos fijos se denominan como los "activos que producen utilidades", ya que generalmente son éstos los que dan base a la capacidad de la empresa para generar utilidades, tienen una vida útil mayor a un año. Las inversiones en activos fijos representan desembolsos importantes de efectivo, por lo tanto debe prestarse gran atención a las decisiones que se tomen con respecto al valor de compra del activo y a las posibles erogaciones futuras que se deba hacer para su instalación, mantenimiento, operación, etc. A medida que el tiempo pasa los activos fijos se van volviendo obsoletos, por ello según su vida útil debe depreciarse, para recuperar el valor de estos en el futuro y ajustarlos por inflación. La tecnología evoluciona en todo el mundo y se actualiza día a día desarrollando diferentes tipos de sistemas de información, de comunicación y de control, una de ellas es la Tecnología de códigos de barras, la misma se adecúa a las necesidades de la institución, es por esto que se propone el Sistema de Información para el Control de Activos fijos SIPCAF, compatible con esta tecnología.