Organización de secretaria general mediante la administración de la correspondencia, documentación y archivo en caja petrolera de salud, oficina nacional

Abstract

El trabajo desarrollado en la Caja Petrolera de Salud permitió identificar la existencia de: la unidad de Secretaria General y los instrumentos administrativos que especifiquen las responsabilidades del personal y coadyuven al desarrollo sistemático de sus actividades. Para realizar el diagnostico organizacional se utilizo los métodos descriptivo y explicativo. La recopilación de la información se realizo a través de un censo efectuado a toda la población conformada por: 4 asistentes, 14 secretarias, 8 Mensajeros y 1 Encargado de Archivo Central. Las técnicas que se utilizaron son: la observación, la entrevista y el cuestionario, este ultimo para verificar el grado de conocimiento de la estructura organizacional, las responsabilidades y existencia de los manuales administrativos entre el personal entrevistado. Las bases legales sobre las que se trabajo son: La Ley SAFCO, Normas Básicas del SOA y el Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación de los Ministerios (RCP). La propuesta presentada comprende la organización de la Unidad de Secretaria General que garantizara: el control institucional de la documentación recibida y emitida por la dependencia desde el momento de su ingreso y salida. La entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área correspondiente. Que la documentación recibida sea captada y organizada sistemáticamente, conservándola como antecedente para futuras decisiones.