Sistema de Gestión Documental en el marco de la Norma de Calidad ISO 15489 para el Instituto Nacional de Estadística : Caso Unidad de Recursos Humanos y Capacitación

Abstract

El Instituto Nacional de Estadística ha generado un grn volumen de documentación consistente en información estadística e información administrativa, ésta última se encuentra archivada de manera inadecuada, por lo que los servidores no tienen un apropiado manejo y una respuesta inmediata ante la demanda de documentos que son solicitados por los clientes internos o externos. El presente trabajo se dividió en siete capítulos que son: Capítulo I antecedentes, en esta par te del trabajo se pudo conocer que la gestión documental fue siempre una necesidad y un problema para las instituciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructura para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización es por eso que el Instituto Nacional de Estadística no cuenta con un Sistema de Gesstión Documental bajo estándares de calidad el cual especifique los procedimientos necesarios para llevar a cabo esta tarea, como también asegure la disponibilidad de los documentos en cualquier momento; además carece de reglamentación o políticas que definan la Gestión Documental dentro de la Institución. Capítulo II Marco Teórico, los conceptos relaciones con el presente trabajo son por ejemplo Sistema de Gestión Documental que es el conjunto de actividades administrativas y t écnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación y la Norma ISO 15489 la cual se encarga de la gestión de documentos de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. Capítulo III Marco Legal, denotando leyes y normas para la elaboración de la propuesta dentro de la normativa boliviana. Capítulo IV Metodología, no existe un método concreto que utiliza la investigación porque cada trabajo de investigación generalmente aplica diferentes métodos o un conjunto de ellos de acuerdo al tipo y características de la investigación. El método de investigación que se utilizó es el cualitativo. Capítulo V Diagnóstico, realizado en la Unidad de Recursos Humanos y Capacitación del Instituto Nacional de Estadística, además se contó con el apoyo de las personas que trabajan en la oficina de Ventanilla Única de la institución, esto, para poder dar un enfoque general en cuanto al manejo de la correspondencia, registro y archivo de los documentos. Concluyendo que no existe algún Sistema en cuanto a la Gestión Documental para el servicio público de la Unidad de Recursos Humanos y Capacitación no existen reglamentos, manuales o políticas específicas los cuales clarifiquen los distintos procedimientos y lineamientos para el archivo de los documentos que son producidos por los servidores de la URHC y los puestos destinados al área de archivo, no logran cumplir con todas las funciones que les son asignadas. Capítulo VI Propuesta, Esta parte del documento contempla la descripción del Sistema de Gestión Documental como propuesta y en concordancia con el objetivo planteado en el primer capítulo. El Sistema de Gestión Documental propuesto en el presente documento es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior del Instituto Nacional de Estadística, tales como; producción, recepción , registro, distribución, trámite, organización, consulta almacenamiento, conservación y disposición final de los documentos. Como todo sistema su composición estará dada por entrada, proceso y salida. Capítulo VII Conclusiones y Recomendaciones, dentro de las mismas se tienen las pautas necesarias para la implementación de dicho sistema