Tratamiento archivistico de la serie documental de la Gerencia Nacional de Siniestros y Prevención de Univida S.A.

Abstract

La presente memoria laboral se desarrolla en base a la experiencia adquirida durante el proceso de apoyo técnico en el archivo de gestión correspondiente a la serie documental de Asistencia Médica y Salud (A.M.S.), dependiente del área de Siniestros y Prevención de UNIVIDA S.A., durante la gestión 2024. Este fondo documental representa un volumen significativo de expedientes que se generan y reciben diariamente como resultado de las actividades operativas vinculadas a los seguros tradicionales y masivos ofrecidos por la institución. Sin embargo, se evidenciaron diversas deficiencias en el tratamiento archivístico de dicha documentación, relacionadas principalmente con la falta de organización, la acumulación indiscriminada de documentos, el uso inadecuado de espacios físicos, la carencia de personal especializado en archivo y el desconocimiento de normativas archivísticas vigentes. Ante este contexto, se plantea una propuesta de tratamiento archivístico integral para dicha serie documental, cuyo objetivo es mejorar la organización, conservación y acceso a los expedientes mediante la aplicación de herramientas técnicas como el cuadro de clasificación documental, las tablas de retención, el ordenamiento físico, así como la implementación de procesos de transferencia documental hacia el archivo central de la institución. Estas acciones se desarrollaron conforme a los principios de procedencia, orden original y ciclo vital del documento, se basaron en normativas como la Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) y lineamientos del sistema archivístico boliviano.