Rediseño de Procesos para alcanzar Cierre en Dia Cero

Abstract

Hasta el año 2001, en Nestlé Bolivia S.A., el cierre contable era un "Proceso" mensual donde el registro de las operaciones se realizaba hasta el día 16 del mes siguiente. Existiendo desfase entre cierre de periodo calendario vs. Cierre contable. Era necesario rediseñar el Proceso para que la información en línea proporcione informes en cualquier momento del periodo. Para este objetivo, convenía determinar factores que ayuden al logro de informes contables antes del día de cierre, identificar qué áreas proporcionaban la información necesaria y establecer determinado orden en la información requerida por el sistema. El rediseño de procesos consiste en tomar todas las actividades y someterlas a cambio fundamental mediante uso intensivo de tecnología de Información que garantice un desempeño claramente mejorado del mismo. Se estableció nuevas formas de trabajo, evitando duplicidad de tareas, la exactitud de los datos responsabilidad de quien inicialmente efectúa el ingreso, se eliminó actividades que no agregan valor y cada funcionario se involucró en los procesos. La información fue ordenada, ingresada con exactitud en la fuente de forma continua, por lo que se pudo realizar pre cierres que bloqueaban los datos primarios quedando pendientes sólo ajustes/previsiones. Desde el Mayor General se podían emitir los primeros reportes para luego ser consolidados con la región y posteriormente con la Casa Matriz. El sistema elegido para este rediseño fue SAP, sistema integrado que se convierte en principal herramienta para la realización del modelo de gestión. Como resultado del rediseño de procesos los Estados Financieros se emiten a dos días hábiles del mes siguiente.