"Diseño de un modelo de gestión de archivos y digitalización, para los comprobantes de pago del Ministerio de Hidrocarburos y Energía gestión 2019 y 2020"

Abstract

En el presente trabajo “Diseño de un modelo de gestión de archivos y digitalización, para los comprobantes de pago del Ministerio de Hidrocarburos y Energía gestión 2019 y 2020” se evidenció que la gestión de archivo de comprobantes de pago C-31, no contribuye a las necesidades de la entidad, como consecuencia genera desorganización, dificultad en el acceso a documentos y en algunos casos la perdida de ellos. El diagnóstico de la entidad se realizó utilizando el método deductivo, el tipo de investigación descriptiva, las técnicas de investigación como la observación, revisión documental, entrevista, encuesta, utilizando como herramienta el cuestionario que se aplicó al personal involucrado con el manejo y archivo de comprobantes de pago. Después de analizar el diagnóstico elaborado con base en los datos recolectados, se pudo evidenciar que el Ministerio de Hidrocarburos y Energías, debe mejorar el manejo en archivo de comprobantes de pago. Para tal efecto, la propuesta se basa en la elaboración de un enfoque sistémico para la Dirección General de Asuntos Administrativos, para identificar una gestión de archivos mejorado, asimismo para fundamentar la necesidad de generar políticas que mejorarán las actividades que realizará el personal de archivo, buena organización y control de la documentación en la entidad, además de la implantación de un software libre para el envió de archivos digitalizados, de esta manera prestar un buen servicio a los niveles estratégico y administrativo para la toma de decisiones oportunas.