Diseño de un sistema de administración y control de documentos de la Carrera de Ingeniería Petrolera de la Universidad Mayor de San Andrés

Abstract

La Carrera de Ingeniería Petrolera de la Universidad Mayor de San Andrés tiene bajo tuición un sin número de documentos Institucionales como también Docente-Estudiantil, de esta manera la carrera necesita implementar procesos y procedimientos con la finalidad de asegurar el adecuado archivo de la información administrativa-académica y garantizar su fácil acceso, y a su vez que los empleados encargados de producir, manipular, organizar y consultar este tipo de documentación obtengan los conocimientos necesarios en procesos archivísticos para determinar el contenido de las carpetas y mantenerlos organizados en su interior. Para detectar la problemática de la Carrera se realizo una entrevista a los funcionarios del Área Administrativa, con el fin de definir el Ciclo de Vida de los documentos que se generan y llegan a esta Área, teniendo en cuenta que todos los documentos encontrados en una carpeta tienen un valor tanto administrativo, jurídico e histórico importantes, y que su consulta durante el tiempo de vigencia de los documentos ayuda a la toma de decisiones, el diseño justifica que del buen archivo de los documentos en las carpetas y el cuidado de los mismos, se logra la recuperación exitosa de cualquier documento que permita a la Carrera cumplir con cualquier requerimiento que se presente y resolverlo de forma eficiente.