Organización e inventario documental de registros sanitarios del archivo de gestión de la Agencia Estatal de Medicamentos y Tecnologías en Salud – AGEMED

Abstract

El presente trabajo dirigido aborda la problemática de desorganización documental en la Agencia Estatal de Medicamentos y Tecnologías en Salud (AGEMED), entidad boliviana encargada de la regulación sanitaria desde 1937. El objetivo principal del proyecto es organizar e inventariar los registros sanitarios con el fin de optimizar el acceso, la conservación y la eficiencia operativa de la documentación institucional. Para ello, se emplea una metodología de enfoque cualitativo, sustentada en normativas archivísticas nacionales e internacionales, orientada a generar beneficios tangibles para el personal de la institución, los usuarios del sistema y la sociedad en general. AGEMED tiene como misión garantizar el acceso a medicamentos seguros y tecnologías en salud, promoviendo el uso racional de fármacos, la transparencia en la gestión y la equidad en los servicios. En este contexto, una gestión documental eficiente constituye un pilar fundamental para fortalecer su función reguladora, incidiendo directamente en la mejora del control y la calidad sanitaria. El marco teórico del trabajo desarrolla conceptos archivísticos, principios de gestión documental y el marco normativo aplicable, resaltando la importancia estratégica de una adecuada organización de los archivos para asegurar el cumplimiento de las funciones institucionales. Mediante un análisis, se identificaron las principales fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas en la administración documental de AGEMED, a partir de las cuales se propusieron estrategias orientadas a la organización e inventario según las normativas archivísticas. La ejecución del proyecto incluyó un cronograma de actividades, el uso de recursos disponibles y acciones específicas, destacando el uso de soluciones de bajo costo que permitieron mejorar la accesibilidad, conservación y sostenibilidad de los registros. Las conclusiones evidencian mejoras sustanciales en eficiencia, trazabilidad y preservación documental. Se recomienda continuar con procesos de digitalización, programas de formación continua y auditorías periódicas, asegurando la sostenibilidad del sistema archivístico y el cumplimiento de las normativas vigentes.